Buscar uma vaga no concorrido mercado de trabalho, sobretudo em época de crise, é um desafio para muitas pessoas. Muitas empresas querem profissionais preparados e prontos para lidar com problemas, rotinas intensas e cada vez mais multitarefa, além de ter como destaque preceitos como organização, responsabilidade, ética e proatividade.

Quem visa construir um bom currículo e uma boa imagem, com certeza tem tudo para conquistar o emprego dos sonhos. Além de se moldar às necessidades da função pleiteada, é fundamental se qualificar frequentemente – ainda mais quando se trata de cargos disputados, como o de recepcionista.

Ampliar os conhecimentos com um curso de recepcionista online e buscar fonte de informação qualitativa sobre o assunto são algumas maneiras de ter reconhecimento na área. Exaltamos o valor do estudo com cursos online porque são seguros e democráticos, atestados por milhões de pessoas que precisam de opções práticas, com acesso rápido e via plataformas dinâmicas.

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Interessante, não é? Melhor que isso é conhecer alguns detalhes da carreira da recepcionista e ter uma prévia da abordagem de nosso curso de recepcionista. Fique a par dos principais tópicos e confira dicas incríveis para sua qualificação.

Curso de recepcionista online e panorama geral da função

Comunicação eficiente, relação interpessoal, técnicas de atendimento, imagem pessoal, noções de arquivos e informática, atendimento ao público: essas são algumas habilidades que todo recepcionista deve ter. Como o profissional responsável por atender solicitações do público, encaminhá-los e orientá-los, além de prestar todas as informações inerentes ao local de trabalho, é necessário abraçar alguns princípios e buscar maneiras de se aperfeiçoar frequentemente – cursos online são indicados para esse objetivo.

Antes de classificar os principais tipos e campos de atuação inerentes à função, é bom listar quais as tarefas realizadas por um recepcionista:

• Atendimento ao público em geral – pessoalmente, por telefone e online;

• Agendamentos, anotar recados e filtrar ligações;

• Controle e compra de materiais e suprimentos;

• Organização e gestão da agenda de diretores;

• Envio, recebimento e manutenção do fluxo de documentos e correspondências;

• Operar o computador e realizar demandas de serviços via sistemas eletrônicos;

• Monitorar o trabalho dos subordinados, como os responsáveis pela limpeza e manutenção do local;

• Arquivar documentos;

• Marcar reuniões;

• Controlar as chaves e os acessos de entrada e saída.

São muitas competências e uma rotina intensa de trabalho que obrigam ao profissional total versatilidade e empenho. Com a capacitação, a experiência e os desafios diários, dá para se adequar e tirar de letra. Assim, recorrendo a um curso para recepcionista e de olho em todas as perspectivas, com certeza você estará sempre um passo à frente dos concorrentes.

Que tal dar um plus em seu currículo com uma variedade de cursos online com certificado? Mostre aos recrutadores que você é uma pessoa engajada e aumente as chances de contratação. Prepare-se e arrase nas entrevistas!

Tipos de recepcionista

Felizmente, o campo de trabalho para um recepcionista é amplo e variado. Dependendo do local, alguns serviços podem mudar, mas em todo caso é preciso recorrer às mesmas habilidades, valores e técnicas. Conheça os tipos mais populares:

Recepcionista de hotel

O recepcionista de hotel deve receber, identificar e orientar os hóspedes sobre toda a estrutura e serviços realizados no local. Também é de sua responsabilidade fazer cadastros e reservas e prestar assessoria, sobretudo na comunicação com outros setores ou como apoio em possíveis pedidos e dúvidas.

Essa rotina é comum tanto em hotéis de todos os portes quanto em pousadas e motéis. Para todos os ambientes é necessário discrição, sigilo, formalidade e respeito a todo o público. Em alguns locais, o recepcionista é conhecido também como concierge.

Olha só: além do Curso Online Recepcionista, outra opção de curso online direcionado para recepção de hotéis e estabelecimentos turísticos é o Curso Online Organização e Planejamento para o Turismo Receptivo‍. Vale muito a pena considerar essa alternativa para dar um plus em seu aperfeiçoamento.

Recepcionista de hospital/clínica

O recepcionista hospitalar possui uma rotina mais sobrecarregada, de acordo com a clínica em que atua. No caso de um hospital público, as demandas serão recorrentes e a tensão é maior. Infelizmente, a demora no atendimento e os problemas estruturais no local acabam irritando as pessoas que vão sempre se queixar com o recepcionista de plantão, por isso é recomendado manter sempre uma postura prudente e paciente, sem dar margem para o estresse e o desequilíbrio emocional.

De toda forma, as adversidades são comuns e você precisa encontrar maneiras de solucioná-las da melhor forma possível, evitando que prejudiquem o seu trabalho e o local que representa. Já entre as funções de um recepcionista de hospital/clínica, podemos citar o cadastro de pacientes via sistema, contato com os médicos, diretoria e demais setores, planejamento da agenda dos doutores, encaminhamento dos pacientes, orientação aos acompanhantes, controle de acesso, prestação de dúvidas e quaisquer esclarecimentos.

Dica: no Curso Online Gestão hospitalar - Noções‍ você confere mais algumas informações interessantes sobre a rotina e administração de um hospital. Estude em complemento com o curso de recepcionista online.

Recepcionista comercial

Bancos, estabelecimentos, prédios, condomínios e comércios de vários portes podem contar com o trabalho de um recepcionista para o atendimento e realização de outros serviços gerais pertinentes à empresa. Em grande parte, o profissional acaba desempenhando funções de secretariado também – controle de planilhas, agendas, arquivologia, tarefas administrativas, atendimento telefônico, etc.

Recepcionista de eventos

Conhecido como hostess, o recepcionista de eventos atua de modo autônomo ou por meio de agências. Geralmente passa por um treinamento para conhecer as características do evento e as normas. Além das funções básicas de recepção, ainda auxilia o cerimonialista em outras tarefas e pode ter lugar em uma grande equipe.

Festivais de música, festas de casamento e de empresas, eventos em casas noturnas e ao ar livre sempre necessitam desses profissionais para orientar o público, entregar brindes, tirar dúvidas e fazer cadastros, por isso eles devem ficar em lugares estratégicos.

Qual tipo de recepcionista você é ou almeja se tornar? Viu só quantos tipos e campos variados de trabalho? Independente do ambiente e suas peculiaridades, para todos vale manter uma boa postura, se vestir de modo adequado, saber falar corretamente e ouvir todas as questões. Seja natural, educado, prudente, agradável e gentil para encantar as pessoas. Você pode até ser reconhecido por tanta dedicação em atender bem.

Precisa de mais tutoriais? Não deixe de lado o curso para recepcionista e também dois cursos a distância primorosos: Curso Online Organização de Eventos‍ e Curso Online Excelência no Atendimento ao Público‍. 

Recepcionista bilíngue e trilíngue – importância de aprender idiomas

Falar bem seu idioma de origem é fundamental, já dominar outras línguas torna-se um diferencial bem aceito no mercado atualmente. Para algumas áreas, inclusive, já é uma obrigação ter bons conhecimentos de inglês e espanhol – com a globalização e a comunicação cada vez mais fácil com outros países, ser bilíngue ou trilíngue é uma necessidade.

Você já percebeu que o trabalho do recepcionista é inerente para muitas empresas e locais. Quando maior sua estrutura e dependendo do ramo de atividades, é imposta a contratação de um profissional que fale mais de um idioma. Em muitas multinacionais que recebem clientes e fornecedores estrangeiros, o recepcionista deve saber se comunicar pelo menos em inglês. O mesmo ocorre em eventos de porte internacional.

Conforme você se molda para as necessidades do mercado, fica um passo à frente da concorrência e consegue as melhores vagas. Vale lembrar que esses campos citados costumam pagar bem mais do que corporações e locais que não exigem um recepcionista bilíngue ou trilíngue, fora que aumentam as chances de uma promoção de carreira – imagina se você conquista um cargo de secretário executivo, líder de equipe, produtor de eventos, entre outras funções com melhor remuneração?

Não dá para deixar esse tópico de lado. Comece a aprender novos idiomas e dê um plus em sua conversação e interpretação em inglês, espanhol, francês e outras línguas que achar conveniente. Aqui no Centro de Estudos e Formação não faltam cursos online com certificado de idiomas. Vale a pena conhecer e estudar todos.

Atendimento telefônico e virtual

Atender bem é o ponto chave pra o trabalho do recepcionista. Hoje em dia, não basta apenas interagir com as pessoas cara a cara, a demanda inclui também o atendimento telefônico e virtual. Para cada caso, vale algumas dicas:

Atendimento telefônico: usar um tom de voz adequado, firme e enérgico, claro e audível; perguntar as informações básicas do interlocutor e sempre saudá-lo; anotar os recados; anunciar as transferências de ligações; evitar gírias e intimidade; manter a diplomacia, ter equilíbrio, bom senso e objetividade.

Atendimento virtual: redigir a mensagem sem erros de digitação e gramática; interpretar a solicitação do emissor; ser rápido e ativo na conversa; fazer perguntas diretas e específicas; oferecer boas soluções para resolver o problema do cliente.

São macetes como esses que fazem toda a diferença no atendimento. Pequenos detalhes podem gerar um encantamento especial nos clientes, que vão te elogiar e podem até passar um feedback positivo para seus superiores. Bacana, não é? Estimule suas técnicas de atendimento e pratique diariamente. Se quiser contar com um curso online para aprender mais, é legal conhecer o Curso Online Básico de Telefonista‍. 

Como agendar compromissos? Tipos de agendas

Muitas corporações têm uma rotina latente de serviços. Uma clínica de saúde, por exemplo, recebe inúmeros pacientes com necessidades diferentes, ligações com perguntas diversas, mensagens via e-mail ou redes sociais, questões a respeito de seus médicos, entre outros processos.

Criar uma agenda é a melhor forma de organizar todos esses requerimentos. A agenda é considerada um dos principais materiais de trabalho do recepcionista – disposta em um bloco, caderno ou eletrônica - e serve para evitar se perder em meio a tantos recados. Existem até aplicativos que auxiliam na rotina de tarefas, além de softwares que são padronizados pela própria empresa.

Mas, caso você não queira abrir mão do velho caderno, é primordial anotar e organizar todos os recados e solicitações com datas, informações pessoais, horários e demais dados pertinentes. Evite usar post-its e demais papéis que possam se perder na mesa e nas gavetas. Ah, não se esqueça de passar as informações claramente para os responsáveis. Vale a pena até documentar (via e-mail ou impressões) para não abrir margem a equívocos.

Técnicas de computação e informática

Noções de informática e domínio pleno do computador: como estão suas competências nesses métodos? Ter a capacidade de conhecer equipamentos e softwares populares facilitará seu trabalho: impressoras, scanner, gadgets, aplicações online e sistemas robustos são apenas alguns exemplos.

Essas ferramentas deixam os serviços mais ágeis e dinâmicos, ainda mais para um recepcionista que tem uma rotina cheia. Em muitas empresas você precisará fazer cadastros, elaborar planilhas, redigir comunicados, fazer impressões e digitalizações, enviar e-mails, entre outras obrigações.

Não basta apenas dizer que tem domínio das técnicas de computação e informática na seleção de emprego. É indicado mencionar em seu currículo um curso de recepcionista e cursos a distância dessas áreas para exaltar suas competências e surpreender os recrutadores.

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Arquivologia e tecnologia da documentação

O fluxo de entrada, saída e encaminhamento de documentos para todos os setores carecem de uma boa ordenação. De notas fiscais a contratos sigilosos, cabe ao recepcionista fazer a triagem desses papéis, entregá-los aos responsáveis e armazená-los corretamente. Essas noções de arquivologia valem também para periódicos recebidos via e-mail e controlados em pastas, sistemas e demais aplicações. Controle e organização são os preceitos fundamentais para lidar com tanta informação.

Lembre-se que um problema – como a perda ou o vazamento dos dados de um documento – pode acarretar em sérias consequências. Portanto, é importante ter ação e total comando desses materiais, colocando boas noções de arquivologia e tecnologia da documentação em prática.

Tem dúvidas nessa parte? Saiba que há muito que descobrir quando se trata desses conceitos. Aproveite e complemente o curso de recepcionista online com o Curso Online Controle de Arquivos e Documentos‍.

Postos de trabalho para o recepcionista

Não é simples e tampouco fácil moldar suas qualidades e competências para se destacar na função de recepcionista. Com a concorrência no mercado, a crise econômica e as mudanças realizadas nas empresas, quanto mais versátil e preparado for o profissional, aumentam suas chances de se dar bem nas entrevistas, passar em um concurso público e progredir na carreira.

Os postos de trabalho para o recepcionista vão desde agências especializadas em eventos até organizações públicas (via concurso ou processo seletivo) e empresas de todos os portes (em contratação tradicional, via processo seletivo): hotéis e corporações ligadas ao turismo, bancos, comércios, condomínios, hospitais e clínicas, escritórios, etc. Outras possibilidades são o trabalho como autônomo, trabalhando como hostess em cerimônias, festas e eventos em geral.

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