Não há como falar em sucesso e boa saúde corporativa sem mencionar a importância da organização de arquivos e documentos. Nos referimos à saúde pois, na prática, é exatamente assim que funciona: quando os arquivos, documentos e informações da empresa estão devidamente organizados e catalogados, qualquer demanda urgente pode ser atendida com mais eficiência. Já quando os dados encontram-se dispersos e desorganizados, qualquer tarefa torna-se mais complicada.
Exatamente o que acontece com o corpo humano: pessoas que realizam exames preventivos reduzem consideravelmente os riscos de complicações urgentes e mais sérias; ao contrário daqueles que não realizam acompanhamentos periódicos. Felizmente, profissionais de todas as áreas que lidam diariamente com a gestão de arquivos encontram no curso de gestão de documentos e arquivos uma oportunidade incrível para se aperfeiçoar e gerir documentos, arquivos e demais informações de forma profissional e eficaz.
Elaboramos o nosso artigo de hoje com o intuito de lhe fornecer um panorama geral sobre o controle de arquivos e documentos, englobando desde os aspectos teóricos às normas e legislações que respaldam a temática. De quebra, oferecemos informações completas sobre como você pode realizar a gestão de documentos em níveis de excelência, seja na empresa para a qual você trabalha, em seu negócio próprio ou até mesmo organizando seus documentos pessoais. Então, pronto para entender como arquivar documentos? Abra o bloco de notas ou pegue papel e caneta, anote nossas dicas e coloque-as prática. Boa leitura!
Quando falamos em organização de arquivos, vamos muito além de separar pastas por tipo de documentos e arquivos no computador: a gestão de arquivos e documentos compreende também a conservação e o tratamento destes, de modo que sejam preservados pelo mais longo período possível. Sabemos bem que muitos comprovantes e outros papeis oficiais devem ser mantidos intactos por 5, 10, 15 anos.
Para tanto, nada mais recomendado do que apostar no curso online Controle de Arquivos e Documentos, visto que lhe fornece conhecimentos específicos. Frisamos que o Educamundo, portal que é referência nacional em cursos online, disponibiliza aos interessados não somente cursos nesta área, mas em outros segmentos que podem contribuir com seu aprendizado e formação profissional.
Em linhas teóricas, a gestão de arquivos e documentos pode ser definida como um conjunto de ferramentas que organize documentos e dados de modo simples e preciso, permitindo que sejam otimizados não somente o tempo, mas também o aproveitamento na consulta das informações. Desta forma, qualquer processo pode ser resolvido com mais qualidade e facilidade.
E engana-se quem imagina que os documentos novos e antigos devem ser organizados em conjunto, num mesmo processo. Os documentos novos, que estão em uso quase que diariamente, por exemplo, são denominados de arquivos recorrentes, Já os documentos e informações buscadas de forma esporádica são chamadas de arquivos intermediários. Ao longo de nosso artigo você entenderá em detalhes tais classificações documentais.
Recapitulando de forma mais detalhada, podemos destacar como principais objetivos do controle e gestão de arquivos os seguintes pontos:
Otimização do uso dos documentos e informações, de modo que seja possível consultá-los rapidamente e corretamente.
Possibilidade de recuperar informações e documentos específicos, utilizando ferramentas e softwares para tal. Não há um gestor que nunca tenha perdido, mesmo por engano, um documento de extrema importância e vitalidade para a companhia. Pode acontecer com todos, porém, quando a empresa aposta na gestão de documentos, principalmente capacitando seus colaboradores, as chances de reaver as informações através do uso direcionado da tecnologia são bem maiores.
Subsídios para que a memória institucional da empresa mantenha-se viva e fresca, sempre ao alcance dos colaboradores e demais interessados nos dados e informações.
Os melhores cursos online direcionados ao estudo da Arquivologia trazem um panorama completo contendo as fases da gestão de documentos. Vale salientar que este é um assunto bastante cobrado em provas de concursos públicos, principalmente para a área administrativa. Entende como é importante conhecer todas as etapas do processo de organização de arquivos, incluindo a teoria? Ao finalizar a leitura, não deixe de navegar pelo curso online Controle de Arquivos e Documentos disponível aqui no Educamundo, ok? Certamente será de grande valia para a sua carreira, já que será possível se aprofundar ainda mais no tema.
Vamos lá. A gestão de documentos possui 4 fases, cujas definições seguem desta forma:
Produção: esta primeira fase do processo de gestão é caracterizada pela criação dos documentos. Aqui, é preciso apostar na racionalização, ou seja, produzir documentos que realmente supram uma demanda real da organização. É muito comum vermos repartições públicas investirem tempo desnecessário na criação de arquivos que muitas vezes não serão úteis naquele momento, ou até mesmo que já existem nos arquivos. A dica principal é criar documentos que relacionem-se à atividade fim da companhia, evitando desperdício de tempo e materiais.
Utilização: a Política Nacional de Arquivos, regida sob a Lei 8.159/91, prevê a gestão de arquivos e documentos públicos e privados, destacando a possibilidade de penas legais aos que destruírem documentos e informações caracterizadas pelo valor e interesse público. Fique tranquilo, pois ainda abordaremos com mais afinco as legislações relacionadas à temática. Englobam-se no processo de utilização o protocolo, uso e arquivamento de documentos, tanto na fase corrente quanto intermediária (documentos utilizados frequentemente e esporadicamente). Outra informação pertinente é que nesta fase também devem ser definidas as regras de uso das informações que estão no arquivo, seja mediante consulta em balcão, empréstimo etc.
Destinação: entende-se por destinação a decisão sobre qual será o fim do documento, no momento em que ele perde sua validade legal e de uso, sendo desnecessária sua manutenção nos arquivos intermediários e correntes. Dentre as possibilidades estão o arquivo definitivo e a eliminação, as quais serão definidas após análise das equipes envolvidas junto aos responsáveis pela gestão arquivística.
Dica extra, especialmente para concurseiros: muitos dos concursos públicos que cobram a disciplina de Arquivologia costumam elaborar questões relacionadas às fases da gestão documental. Invista em um curso de gestão de documentos e arquivos e saia na frente em seus estudos. Cursos online com certificado são uma boa pedida para quem está em busca de um cargo público e necessita de preparação teórica.
Os arquivistas são a figura principal quando o assunto é a classificação e análise documental. Neste sentido, os profissionais da área devem manter-se atualizados e capacitados, buscando sempre aplicar técnicas e utilizar ferramentas que agilizem o processo de classificação. Os cursos a distância que abordam a temática são indispensáveis para a formação profissional. Ao avaliar um documento, o profissional tem como principal intuito a obtenção de dados para a definição de prazos e manutenção das informações nos arquivos correntes, intermediários e permanentes.
O ideal é que a análise documental, ou avaliação arquivística, seja realizada paralelamente à criação do documento, evitando assim o acúmulo desordenado de materiais – que futuramente pode prejudicar o andamento da companhia.
"A avaliação (ou análise) documental consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos. Tecnolegis, Estudo Dirigido, MPU Técnico Administrativo."
A classificação e análise documental seguem alguns princípios básicos, dos quais podemos destacar:
Princípio da Proveniência: trata-se do princípio mais básico da classificação e análise de arquivos. Nele, é enfatizada a necessidade de não misturar documentos que tenham sido criados por diferentes produtores. Documentos de um "criador x" devem ser organizados apenas com os demais documentos por ele criados. O mesmo vale para departamentos diferentes em uma mesma empresa. A origem dos arquivos é levada em consideração no momento da análise e gestão. Um bom exemplo prático: arquivos produzidos pelo departamento jurídico não devem ser catalogados junto aos documentos do setor financeiro.
Princípio da Organicidade: A organicidade de uma companhia deve refletir suas relações rotineiras, tanto internas quanto externas. Em suma, este princípio propõe que os documentos apresentem uma relação natural, devido às atividades realizadas por aquele produtor. Provavelmente uma locadora de móveis para eventos terá em seu arquivo grandes volumes de contratos de locação, já que esta é a atividade fim da unidade produtora. Neste aspecto, a criação de documentos que não sejam úteis ao dia a dia da companhia devem ser acompanhadas de perto e, caso seja necessário, contando com uma reavaliação das atividades na fase de produção - que comentamos no tópico que aborda a gestão de documentos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: bem abordado em qualquer curso online que aborde o tema, este princípio é caracterizado pela necessidade em se preservar os arquivos originais dos documentos, evitando possíveis mutilações, destruições ou avarias. Os fundos de arquivos também devem estar isentos de adições e interferências não autorizadas, mantendo a integridade do documento – exatamente como foi criado/produzido. Os conhecimentos neste princípio podem ser fortalecidos com uma revisão sobre as fases da gestão documental, que citamos mais acima, bem como através de cursos a distância relacionados.
O cronograma de cursos EAD focados no assunto, como o curso online Controle de Arquivos e Documentos oferecido pelo Educamundo, também se atentam às questões legais que envolvem o tema. Há de se saber que contamos com muitas leis que regem as ações de análise, controle e gestão de arquivos e documentos, tanto em âmbito público quanto privado. Para complementar seus conhecimentos sobre o tema, é essencial que você desvende, na ponta da língua, o que há por trás das leis.
Cabe dizer, inicialmente, que a Gestão e Controle de Arquivos e Documentos é regida sob a Lei 8159, de 11 de janeiro de 1991, na qual o artigo inicial cita:
"Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação"
Na mesma lei, que é considerada referencial no assunto, o artigo 25 cita as possíveis penalidades aplicadas por cidadãos que utilizarem de forma inadequada as informações, arquivos e documentações de valor permanente, ou que sejam de interesse público social. As sanções penais estão previstas no Decreto-Lei nº 2.848 do Código Penal, de 7 de dezembro de 1940, que trata dos crimes ao patrimônio público.
Relacionando a referida lei aos direitos do cidadão, devemos destacar que ela também trata da possibilidade de acesso à informação, aberta a todos os brasileiros. O artigo 4º da Lei 8159, de 11 de janeiro de 1991 nos explicita:
"Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas"
Além de aprender a arquivar documentos, os cursos online com certificado na área de gestão documental também oferecem aos cursistas subsídios que os capacitem a interpretar as normas e legislações, de modo que possam se nortear ao realizar as tarefas pertinentes às funções, especialmente no caso dos arquivistas. Para a população em geral, dominar os conceitos e leis também garante o cumprimento de direitos resguardados pela Lei.
Como mencionamos ao longo de nosso artigo, colaboradores que lidam diretamente com documentos de valor devem, obrigatoriamente, entender como arquivar documentos da forma correta. Além de manter os dados e informações da empresa organizados e disponíveis a qualquer tempo e de forma facilitada, uma formação profissional na área também é de grande valia para quem prestará concursos públicos e, não menos importante, deseja manter todos os seus documentos pessoais organizados de forma extremamente profissional. Quer uma dica? Realize cursos EAD na área e diferencie-se dos demais candidatos!
Quanto ao mercado de trabalho, a área de atuação oferece várias oportunidades profissionais. Agregando valor ao seu currículo e dedicando-se aos estudos, você pode atuar como Arquivista tanto em insituições públicas como privadas. Vale dizer, inclusive, que a contratação pelos órgãos públicos se dá através de concursos públicos - o que exige ainda mais estudo e qualificação através de cursos online.
Mas se você não tem pretensão de exercer este cargo e já atua como assistente administrativo, por exemplo, o curso também é de grande valia ao currículo, já que uma das funções dos assistentes em setores administrativos é organizar documentos e relatórios e manter os volumes arquivísticos sempre à mão quando necessário. Em suma, obter estes conhecimentos auxilia diversos perfis profissionais, além, é claro, dos pessoais - já que as técnicas também permitem manter os documentos e arquivos pessoais organizados e em dia.
Ao se inscrever no Educamundo você investe apenas R$ 79,90 e tem acesso aos mais de 1200 cursos online com certificado pertencentes ao Pacote Master durante 1 ano inteiro. Todas as opções no portal são assinadas por uma equipe pedagógica competente, responsável por selecionar os mais ricos materiais pedagógicos, os quais ficam disponíveis 24 horas dia e 7 dias por semana no ambiente virtual de aprendizagem. Outro grande diferencial: em outras plataformas concorrentes, um único curso pode chegar a R$400, enquanto aqui você tem acesso a diversas possibilidades, por um custo incrivelmente reduzido.
Dúvidas sobre as certificações relacionadas a como arquivar documentos e demais assuntos, bem como áreas de estudo? Fique tranquilo! Todos os cursos a distância do Educamundo oferecem a possibilidade de certificado, que possuem cargas horárias que variam de 5 a 360 hrs. Nossos certificados são muito bem aceitos no mercado de trabalho, em todo o território nacional. Bacana demais, não é mesmo?
Encerramos por aqui nosso artigo sobre controle de arquivos e documentos, mas a sua trajetória está apenas começando: inscreva-se no portal, faça nosso curso de gestão de documentos e arquivos e torne-se um expert no tema. Gostou das nossas dicas? Compartilhe o artigo com seus amigos. Quem sabe eles também não se interessam e fazem um dos nossos cursos online? No mais, deixe o seu comentário sobre qualquer dúvida, estamos aqui para saná-las. Até mais.
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